Nur weil ein Unternehmen über einen Fuhrpark verfügt, heißt das noch lange nicht, dass es hier auch ein professionelles Fuhrparkmanagement gibt. Immer wieder fehlt das entsprechend geschulte Personal, auch deshalb, weil das Thema oft gar nicht als so wichtig angesehen wird. Zudem wird auch der Arbeitsaufwand unterschätzt.
So kommt es immer wieder vor, dass ein Mitarbeiter zum Fuhrparkverantwortlichen ernannt wird, der mit seiner Arbeit eigentlich zu 100 Prozent ausgelastet ist. Es gibt aber auch Unternehmen, die die Tätigkeit des Fuhrparkleiters an Neulinge oder auch studentische Hilfskräfte abgeben. Das ist jedoch keinesfalls ratsam. Denn die Themenvielfalt, die ein Fuhrpark mit sich bringt, ist derart breit, sodass man hier wirklich auf geschultes Personal zurückgreifen sollte.
Aufgrund der Tatsache, dass sich Mobilitätskonzepte wie auch Technologien immer wieder verändern, muss auch das Fuhrparkmanagement in regelmäßigen Zeitabständen überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.
Kosten sind nicht zu unterschätzen
Die Handhabung der Firmenfahrzeuge sollte mit der Car Policy geregelt werden. Dabei handelt es sich um Regeln, die alle Mitarbeiter einhalten müssen. Eine entsprechende Car Policy muss aber erst ausgearbeitet werden. Hier ist es ratsam, einen seit Jahren schon auf diesem Gebiet tätigen Mitarbeiter zu kontaktieren, der als helfende Hand fungiert, sofern es um die erste zu entwerfende Car Policy geht.
Denn in der Theorie sind viele Abläufe selbstverständlich - die Praxis zeigt dann relativ schnell auf, worauf im Zuge der Erstellung der Car Policy vergessen wurde.
Ein weiterer Aspekt, der natürlich eine nicht zu unterschätzende Rolle spielt, sind die Kosten. In der Regel verursacht ein Fahrzeug Kosten von um die 1.000 Euro/Monat. Bei zehn Autos liegt man hier schon bei um die 10.000 Euro.
Das heißt, man sollte sich auch von Anfang an bewusst sein, dass ein großer Fuhrpark zwar verlockend ist, aber auch entsprechende teuer werden kann. Somit sollte schon im Vorfeld gut überlegt sein, ob die Kosten auch tatsächlich in Relation mit den Einnahmen stehen.
Worauf sonst noch zu achten ist
Neben den klassischen Grundpfeilern, die zu Beginn errichtet werden müssen, geht es dann auch um die weitere Handhabung. Das heißt, welche Techniken wie Technologien kommen zum Einsatz, damit etwa überprüft werden kann, ob es zur Einhaltung der Car Policy kommt. Hier ist vor allem die Fahrzeugortung interessant. Denn mit der GPS-Technologie können die Fahrzeuge heute überall geortet werden - das heißt, man kann den Mitarbeiter sozusagen überprüfen.
Eventuell benötigt man auch noch eine eigene Tankkarte. Auch hier ist es wichtig, dass die Abrechnungen überprüft und gegebenenfalls etwaige Ungereimtheiten gleich aus der Welt geschaffen werden. Denn nur dann, wenn von Anfang an korrekt abgerechnet wird, werden am Ende des Jahres keine nicht mehr zu beantwortenden Fragen auftauchen.
Arbeit ist nicht zu unterschätzen
Die Arbeit, die ein Fuhrpark verursacht, sollte keinesfalls unterschätzt werden. Das ist auch der Grund, warum man ganz genau überlegen muss, wer die Tätigkeit des Fuhrparkleiters übernimmt. Handelt es sich nur um ein oder zwei Autos, so mag der Aufwand überschaubar sein - bei einer größeren Flotte mag es aber schnell einmal unübersichtlich werden.
Das heißt, neben neuer Technologie braucht es auch geschultes Personal, sodass der Fuhrpark nicht zu einer unüberschaubaren Kostenfalle wird.
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